Como contratar um sistema sob medida: oito perguntas
Antes de contratar um sistema sob medida, pergunte: o que será entregue e em que ordem, o prazo de cada etapa, como será o preço, se os dados são seus e podem ser exportados, quem tem acesso, como é a segurança, quem dá suporte depois da entrega e o que acontece se você quiser trocar de fornecedor. Prefira entrega por etapas, começando pelo que mais pesa.
O risco de contratar sem perguntar
Sistema sob medida é uma boa saída quando nenhum programa pronto serve ao seu processo. Mas, se for mal contratado, vira um custo que ninguém consegue manter: o escopo cresce, o prazo estoura, só quem fez entende o código, e a empresa fica refém. As oito perguntas abaixo reduzem esse risco.
As oito perguntas
- O que vai estar pronto, e em que ordem? Peça um escopo por etapas, começando pelo que mais pesa na sua rotina. Um sistema não precisa nascer completo.
- Quanto tempo leva cada etapa? E o que acontece se atrasar.
- Como será o preço? Valor fechado por etapa, mensalidade ou horas? O que está incluído, e o que é cobrado à parte?
- Os dados são meus? Você precisa poder exportar tudo, em formato aberto, a qualquer momento.
- Quem tem acesso? Como são criados os usuários, o que cada pessoa pode ver e quem é avisado de cada acesso.
- Como é a segurança? Onde ficam os dados, como são protegidos, como é o backup e como a LGPD é tratada, se o sistema guarda dados de clientes.
- Quem cuida depois de entregue? Suporte, correção de erro, mudança de regra: o que está incluído, em que prazo e por qual canal.
- E se eu quiser mudar de fornecedor? O código e a documentação ficam acessíveis? Outra pessoa consegue continuar o trabalho?
Sinais de alerta
- Promessa de entregar "tudo" em pouco tempo e por um valor muito baixo.
- Fornecedor que não quer entender o seu processo e já chega com a solução.
- Nenhuma etapa de teste com quem vai usar no dia a dia.
- Impossibilidade de exportar os seus dados.
- Senha de acesso compartilhada ou guardada sem cuidado.
Como se preparar para a conversa
- Descreva o processo atual, passo a passo, como ele acontece hoje, com planilhas e mensagens.
- Anote onde há erro, retrabalho e atraso.
- Liste quem vai usar o sistema e o que cada pessoa precisa fazer.
- Diga o que você quer ver funcionando primeiro.
Se ainda está em dúvida se vale trocar a planilha, veja planilha ou sistema: quando vale trocar.
Sistema sob medida
Comece pelo que mais pesa na sua rotina.
A Maxmize monta sistemas sob medida a partir do seu processo. Você conta como as coisas funcionam hoje e a gente propõe o primeiro passo.
- Feito para o seu processoO sistema nasce da sua rotina, e não de um modelo pronto que você precisa adaptar.
- Menos planilha, menos retrabalhoO que hoje é copiado de um lugar para outro passa a andar sozinho.
- Começa pelo que mais pesaVocê soma o resto depois, quando o negócio pedir.
Planilha
- Dados copiados de um lugar para outro
- Fórmula apagada sem querer
- Só uma pessoa sabe mexer
Sistema do seu processo
- Cada dado entra uma vez
- Regras travadas no sistema
- A equipe inteira usa
Perguntas frequentes
O que perguntar antes de contratar um sistema sob medida?
Escopo por etapas, prazo, forma de cobrança, de quem são os dados, quem tem acesso, como é a segurança, quem dá suporte depois da entrega e o que acontece se você quiser trocar de fornecedor.
Sistema sob medida precisa ser entregue completo de uma vez?
Não, e nem deveria. O mais seguro é entregar por etapas, começando pelo que mais pesa. Você usa, aprende e define o que vem depois.
Os dados do sistema são meus?
Devem ser. Combine por escrito que você pode exportar todos os dados, em formato aberto, a qualquer momento.
Como a Maxmize trabalha?
A conversa começa pelo seu processo. A Maxmize monta o sistema começando pelo que mais pesa na sua rotina e soma o resto depois, quando o negócio pedir.