Cadastro de clientes: o que registrar e como organizar
No cadastro de clientes, registre quem é o cliente, o que ele comprou, o histórico de conversas, as preferências e o próximo passo. O próximo passo é o campo que mais traz resultado: ele transforma o cadastro em uma lista de tarefas com quem precisa de retorno, renovação ou cobrança. Mantenha todos os clientes em um só lugar e cuide dos dados conforme a LGPD.
Cliente que ninguém lembra volta menos
Em muita empresa pequena, o cadastro de clientes mora no WhatsApp do dono, num caderno e em três planilhas diferentes. Quando alguém sai de férias, ou a conversa se perde, o histórico vai junto. O resultado é um cliente que repete tudo de novo, ou que nunca mais é procurado.
O que registrar
| Grupo | O que anotar |
|---|---|
| Quem é | Nome, telefone, e-mail, empresa (se houver) e como chegou até você |
| O que comprou | Produto ou serviço, valor, data e forma de pagamento |
| Histórico | Conversas importantes, pedidos, reclamações e como foram resolvidas |
| Preferências | O que o cliente gosta, o que evita e como prefere ser atendido |
| Próximo passo | O que precisa acontecer e quando: retorno, renovação, cobrança, agendamento |
O mais importante: o próximo passo
O campo que mais traz resultado, e mais falta nos cadastros, é o do próximo passo. Sem ele, o cadastro é só um arquivo; com ele, vira uma lista de tarefas: quem precisa de retorno hoje, quem está para renovar, quem está com pagamento atrasado, quem ficou três meses sem comprar.
Regras para o cadastro não virar bagunça
- Um único lugar. Todo cliente em um só cadastro, e não em várias planilhas.
- Um jeito único de escrever. O mesmo nome, o mesmo formato de telefone, as mesmas categorias.
- Registre na hora. O que fica para depois não é registrado.
- Peça só os dados de que precisa. Quanto menos dados pessoais você guarda, menor o risco.
- Cuide dos dados dos seus clientes. Defina quem pode ver o quê e apague o que não for mais necessário, de acordo com a LGPD.
Quando a planilha deixa de ser suficiente
Com algumas dezenas de clientes, uma planilha organizada resolve. Os problemas começam quando mais de uma pessoa atende, quando o histórico precisa ficar junto das conversas e quando os avisos de próximo passo dependem da memória de alguém. Veja os sinais em planilha ou sistema, e as perguntas para contratar um sistema em como contratar um sistema sob medida.
Sistema sob medida
Cada cliente no lugar, com o próximo passo à vista.
A Maxmize monta sistemas sob medida para quem já passou do ponto da planilha. Você conta como atende e acompanha os clientes hoje e a gente começa pelo que mais pesa.
- Feito para o seu processoO sistema nasce da sua rotina, e não de um modelo pronto que você precisa adaptar.
- Menos planilha, menos retrabalhoO que hoje é copiado de um lugar para outro passa a andar sozinho.
- Começa pelo que mais pesaVocê soma o resto depois, quando o negócio pedir.
Planilha
- Dados copiados de um lugar para outro
- Fórmula apagada sem querer
- Só uma pessoa sabe mexer
Sistema do seu processo
- Cada dado entra uma vez
- Regras travadas no sistema
- A equipe inteira usa
Perguntas frequentes
O que registrar no cadastro de clientes?
Quem é, o que comprou, o histórico de conversas, as preferências e o próximo passo. O próximo passo é o que transforma o cadastro em uma lista de tarefas.
Posso guardar os dados dos clientes no WhatsApp?
Pode usar como canal, mas o cadastro precisa ficar em um lugar único e organizado. Conversas no celular de uma só pessoa se perdem com facilidade.
Como cuidar dos dados dos clientes de acordo com a LGPD?
Peça só os dados necessários, defina quem pode acessá-los, guarde com segurança e apague o que não for mais preciso. Para a política da empresa, converse com um advogado.
Preciso de um sistema para o cadastro de clientes?
Não no começo. Com poucos clientes e uma pessoa atendendo, uma planilha cuidada serve. Com mais gente atendendo e mais clientes, um sistema feito para o seu processo evita perdas.